1. Scrivi la riga dell’oggetto
La riga dell’oggetto è simile a un titolo, in quanto consente di veicolare informazioni sullo scopo del messaggio immediatamente dall’inbox. Evita gli oggetti troppo generici e opta per una subject line più informativa possibile. Se l’email ha per oggetto un generico “Collaborazione” “Foto” o “Messaggio” il destinatario non potrà infatti farsi un’idea del contenuto, rendendo inutile questo elemento. Aggiungi al contrario dettagli informativi come: “Offriamo uno spazio nella nostra rivista” o “Foto per la sezione viaggi”.
Anche se l’argomento cambia durante lo scambio, non cambiarlo all’interno dell’e-mail. Non mescolare più progetti in un’unica e-mail e non cambiare argomento quando ricevi una nuova domanda. Inizia una nuova serie di email per questa conversazione. Gli autori di Essay Map raccomandano sempre di seguire una regola: per ogni domanda importante ci dovrebbe essere una conversazione separata.
2. Personalizza
Se conosci il nome del destinatario, usa il suo nome quando ti rivolgi a lui. Se i destinatari sono più di uno, elenca per nome tutti quelli da cui ti aspetti una risposta o un’azione. Un destinatario potrebbe pensare che l’email non sia rivolta a lui se viene indirizzata a tutti in modo generico. Inoltre, utilizzare il nome della persona a cui ti stai rivolgendo rende una conversazione di lavoro meno fredda e distaccata, favorendo maggiormente la collaborazione tra colleghi.
3. Vieni al punto
Le email di lavoro devono essere corte e andare dritte al punto. Evita lunghe discussioni e vaghe digressioni che rubano solo tempo prezioso ai colleghi e non sono indispensabili per la tua comunicazione. Scrivi solo ciò che è davvero rilevante per lo scambio e utilizza elenchi puntati e frasi brevi per rendere ancora più leggibile il testo.
4. Indica la data esatta della scadenza.
Evita di utilizzare la parola “urgente” nella riga dell’oggetto o nel corpo del messaggio. Questo concetto è indefinito: per una persona urgente può voler dire un’ora, per un’altra una settimana. Sii specifico sull’ora e la data entro cui ti aspetti una risposta o un risultato e chiarisci sin da subito le eventuali deadline.
5. Formatta il testo
Un testo non formattato risulta difficile da leggere, ragion per cui è bene dividerlo in piccoli paragrafi. Dopo ogni paragrafo, lascia una riga di spazio, poi due dopo il saluto iniziale e prima della firma. Aggiungi una descrizione a ogni link inserito per spiegare a quale documento conduce e perché il destinatario dovrebbe cliccarci sopra. Cerca di non abusare di grassetto, corsivo e colori. Fai sì che il testo risulti sobrio e pulito: si tratta sempre di un’email aziendale.
6. Scrivi in modo neutro e gentile
L’interpretazione di un testo passa sempre attraverso la soggettività del destinatario e, in particolare in uno scambio di lavoro, è importante evitare ogni rischio di fraintendimento e mantenere un clima sereno e un ambiente lavorativo accogliente. Mantieni quindi un tono neutro ed educato in modo da evitare confusione. Se non conosci bene il destinatario, evita di fare domande personali che possano risultare invadenti ed essere interpretate in malo modo.
7. Salva la tua cronologia chat
Mantieni sempre l’intera catena di messaggi precedenti. È facile dimenticare l’argomento di cui stavi parlando con il mittente nel mare di informazioni che accompagnano lo scambio; la cronologia della conversazione ti aiuterà a ricordare e ricostruire i processi. Ciò è particolarmente utile per coloro che ricevono un gran numero di email contenenti problemi e richieste.
8. Firma le e-mail
Il tuo indirizzo email di lavoro dovrebbe avere un nome neutro, ad esempio nomecognome@azienda, e una firma che includa nome, cognome, qualifica ed eventuali contatti. A queste informazioni puoi aggiungere ulteriori dettagli: nome utente in piattaforme di messaggistica o social network, link al sito web aziendale, prodotti e servizi di recente lancio da promuovere.
9. Aggiungi tutti i collegamenti e i file in un’unica volta
A volte capita che solo dopo aver inviato una email si scopra di non aver allegato un file importante o di non aver specificato il link giusto. Molte persone si ritrovano quindi ad allegare file e informazioni supplementari in una email separata: “ecco il documento che ho dimenticato di inviare”. Evita di incappare in queste dimenticanze per non creare una scissione nella corrispondenza: da una parte la discussione, dall’altra i documenti necessari. Così facendo il destinatario non sa a quale email è meglio rispondere.
Per
la stessa logica è meglio inviare tutti gli allegati insieme. Se
l’email risulta pesante, invia un link ad un servizio di file hosting, ad esempio wetransfer o transfernow
10. Rileggi prima di inviare
Chiunque può fare un errore o commettere un’imprecisione, scrivere in modo ambiguo o spiegare qualcosa in modo non comprensibile. Quindi, rileggi tutto e controlla se ci sono errori prima di inviare un’email. Se si tratta di un’email particolarmente delicata o importante, effettua un doppio controllo: una prima rilettura per identificare eventuali errori grammaticali e una seconda lettura per verificare il tono utilizzato e la sintassi.
11. Rispondi velocemente
I mittenti non si aspettano una risposta immediata alle email, ma stando ai dati quasi la metà dei destinatari risponde alle email entro un’ora. Invia una risposta appena possibile. Se ciò fa parte delle tue responsabilità dirette (se, ad esempio, lavori nell’assistenza o come coordinatore di progetto) cerca di rispondere entro 15-30 minuti.
Se il tuo lavoro principale non richiede che tu ti debba occupare di corrispondenza via email, dedica due momenti della tua giornata a smistare la posta e rispondere. In questo modo non perderai messaggi importanti e manterrai in ordine la tua casella di posta.
Se invece sei tu il mittente e la tua email richiede particolare urgenza, ricordati di impostare una conferma di avvenuta lettura per essere sempre aggiornato su chi ha letto il messaggio e quando.
12. Invia le e-mail durante l’orario di lavoro
Ci sono tre motivi per cui è bene seguire questa regola:
- Il suono di notifica può svegliare il destinatario.
- Alcune persone trovano inaccettabile scrivere al di fuori dell’orario di lavoro, compresi i fine settimana.
- La tua e-mail potrebbe perdersi tra le altre.
Programma l’invio per un momento successivo se stai scrivendo in un orario non lavorativo. In questo modo è più probabile che il destinatario non perderà il tuo messaggio nell’inbox.
13. Non inviare parole come “Grazie” e “Prego” in un’e-mail separata
Inviare solo un “Grazie”, “Prego” o messaggi simili come risposta non fa altro che distrarre la persona con cui si sta parlando. Meglio ringraziare in occasione dell’invio di ulteriori documenti o della risposta a nuovi quesiti. In questo modo, nell’email si potrà sia esprimere la propria gratitudine che fornire ulteriore valore.
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